Как мы автоматизировали оценку компетенций и избавились от Excel

Три года назад я пришёл в IT-компанию Sibedge на позицию руководителя Центра профессиональных компетенций. На тот момент в компании уже существовали отлаженные процессы оценки сотрудников: каждый технологический стек имел свою матрицу, и инженеры ежегодно проходили технические интервью. Однако с ростом компании стало очевидно, что старая система не справляется с растущими потребностями.

На старте менеджер по оценке планировал годовые встречи на месяц, чтобы дата встречи была близка ко дню трудоустройства. Оценивались soft skills методом 360, а hard skills определялись на внутреннем техническом интервью. Эти процессы требовали значительных усилий: приходилось вручную рассылать опросы, обрабатывать данные, организовывать технические интервью, хранить матрицы и всю информацию в Excel-файлах. Вроде бы всё работало, но при увеличении числа сотрудников стало ясно, что текущая модель не справляется с задачами. Менеджер и администратор могли проводить лишь 15-20 оценок в месяц, и это отнимало у них почти всё рабочее время.

В ответ на эти вызовы мы начали оптимизировать существующие процессы. Первая мера заключалась в том, чтобы сделать оценку 360 по запросу, а не обязательной. Вместо этого мы внедрили классическое перфоманс-ревью, где опрос о soft skills стал лишь одним из компонентов. Это позволило разгрузить процесс и сделать его более гибким.

Однако мы понимали, что дальнейшая автоматизация необходима. В результате мы разработали кастомный портал оценки на базе Microsoft, который автоматически рассылал анкеты и собирал данные в удобном для анализа формате. Это существенно сократило ручной труд: администраторы освободились от 70% рутинных задач, что позволило сосредоточиться на стратегических целях.

Тем не менее, этого оказалось недостаточно. Оптимизировав процесс оценки soft skills, мы столкнулись с проблемами в области hard skills. Нам нужна была система, которая бы хранила матрицы компетенций, упрощала процесс изменения уровня навыков и подбора экспертов.

Все эти вызовы подтолкнули нас к разработке внутренней системы для оценки компетенций — Skill Matrix. Она стала ключевым инструментом в наших процессах.

Первое, что мы реализовали в Skill Matrix - хранение актуальных матриц компетенций всех направлений и их обновление. Теперь любой сотрудник может посмотреть набор компетенций, которые важны в компании. А руководитель направления может добавлять навыки, группировать и изменять их описания. Менеджеру по оценке больше не нужно рассылать Excel-файлы с актуальными матрицами.

Далее мы продумали личный кабинет сотрудника. В нём отражен грейд, уровень hard, soft, engeneering professional skills и уровень влияния в компании каждого сотрудника.

Чтобы система работала с минимальным участием менеджеров по оценке, мы добавили возможность асинхронного запроса на повышение уровня навыка. Теперь сотрудник в любой момент может подать запрос, который уйдёт напрямую тимлиду или руководителю направления. Он видит сотрудника в работе и может без технического интервью оценить обладает ли человек нужным навыкам и владеет ли технологией.

Для функции оценки это огромный шаг - больше не нужно искать экспертов, назначать встречи, просить заполнить обратную связь - благодаря распределению ролей внутри системы все происходит само. Skill Matrix как информационная система выполняет свою прямую роль - соединяет людей: сотрудника, кому нужна оценка и эксперта.

Этот набор функций позволил Skill Matrix автоматизировать рутинные задачи менеджеров и администраторов, сократить количество технических интервью, обеспечить актуальность данных и упростить коммуникацию между сотрудниками и экспертами. Теперь процесс оценки выглядит так:

Теперь менеджеры по оценке могут сосредоточиться на более стратегических задачах: грейдирование, развитие компетенций и разработка индивидуальных планов развития.

Skill Matrix не только упростила существующие процессы, но и подготовила компанию к дальнейшему росту. Мы получили масштабируемую и эффективную систему управления компетенциями, которая поддерживает не только текущие нужды, но и готова к новым вызовам.

В итоге, автоматизация оценки компетенций стала для нас не только необходимостью, но и стратегическим шагом, который помогает развивать команду, повышать её эффективность и достигать новых высот. Мы уверены, что с помощью Skill Matrix сможем обеспечить высокие стандарты качества оценки компетенций и поддерживать динамичное развитие нашей компании в будущем.